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企业出海 公证护航——企业涉外公证办理指南
南方公证处是国内最早开展涉外业务的公证机构之一，多年来在为企业进行跨境贸易融资、海外投资、跨境投标、商务派遣及合作交流、域外维权诉讼等方面积累了丰富公证服务经验，在“一带一路”倡议背景下和企业出海迎来新机遇的大环境下，如何通过公证服务创新，为公民和企业走出海外保驾护航是南方公证处的职责所在。在此，就对公证利企涉外服务应用的梳理，以明晰公证需求，让利企服务更精准、更高效。
公证利企涉外服务的应用
一、企业商务派遣及合作交流需要公证
企业在国际贸易或跨国商洽、合作时，往往需要派遣员工出国洽谈合作，出席商务活动，从事展会宣传等；亦或者公司企业提供对外劳务派遣或专业技术服务时，按照国际通行的商务惯例和程序，需要外派企业出具派遣函、授权委托书、员工的工作经历或履历证明、员工无刑事犯罪证明等，上述文书往往需要经公证后才能被入境地相关部门认可。
二、企业境外投资需要公证
我国企业和公民在境外设立公司或办事机构、通过购买已有公司股权进行境外投资时，投资国有关部门大多需要当事人提供相关公证文件，例如：对营业执照等资质证书、商标专利等知识产权证明及资产或出资凭证办理公证；对授权委托书、股东会或董事会决议、审计报告等办理公证。必要时，公证处可根据企业特定需求，对出具的法律意见书予以公证证明。
三、企业国际贸易需要公证
受到国际贸易壁垒的影响，跨国贸易及商事活动被赋予更高要求，企业往往需要对涉及货物、技术或服务贸易的交易文件、法律文书和监管审批材料等办理公证，这包括但不限于企业的营业执照、销售合同、发票凭证、监管批文、转账凭证、通关文件或提单等。
四、工程建设国际招投标需要公证
伴随“一带一路”倡议的深入推进，我国企业参与海外工程项目不断增多，大多数海外工程项目采取招投标的方式选择工程承建企业。为确保招标文件的真实性、合法性，招标方一般都要求企业提供企业营业执照、资质证书、授权委托书、业绩证明、历年设备采购合同、以往工程的验收报告、竣工报告、财产审计报告等并办理公证。
五、企业知识产权保护需要公证
在国际贸易领域，不论是货物、技术或服务贸易，都应当秉承知识产权保护的原则和相关国际法律规范要求，因此企业对于作为贸易标的的货物、技术或服务，都应当从商标、专利、著作权等方面完善相关权利合法性的证明，否则因为知识产权瑕疵可能会使外贸企业被追责赔偿。为确保贸易活动真实合法并遵循国际通行知识产权保护规范，企业需要对企业的知识产权证书、资质证书、授权许可证明、甚至产品的生产记录、监管部门批文、检验检测报告等办理公证。
六、企业维权诉讼需要公证
当企业涉及域外诉讼或需要赴境外维权时，为保护企业的合法权益和举证权利的实现，企业一方面需要保全证据以维护自身权利主张，由此需要对企业的相关权利证书或资质证书及其商事主体及行为的合法化的事实予以证明并办理公证。另一方面需要办理企业营业执照、股东会或董事会决议、授权委托书等应诉文件并办理公证。
七、企业跨境签约或资金融通需要公证
在跨境贸易场景下，分属不同国家的企业间签订合同时，可以通过线上或线下公证证明的方式，对签约主体及行为的真实合法性予以证明，以保障国际商事交易的合法规范。此外，企业在参与国际经济活动时，可以充分借助公证制度，通过提存公证、赋予债权文书强制执行效力公证、授权委托书公证等方式，打通跨境资金融通的法律障碍。
八、跨境贸易电子数据存证服务
在跨境贸易领域，随着互联网技术的飞速发展，电子邮件、短信、传真、电话等电子通讯手段已成为企业间沟通的主要方式，电子数据的安全性和真实性成为了国际贸易中的关键问题。以“粤存证”为代表的公证电子存证平台，可以实现全天候、随时随地对各类证据、取证行为过程加以提取、固定并实时上链保存，能够成为跨境企业及时安全高效保全证据公证的有效途径。
附:常见企业涉外公证服务事项
一、对公司文件的公证
●公司营业执照：证明企业的合法成立和注册情况，显示企业的营业许可和基本信息。
●公司章程：详细规定企业运营规则和治理结构。
●董事会决议：对于出海投资的决定，需要董事会正式决议并公证。
●法定代表人身份证明：包括法定代表人的护照、身份证等个人证件，以及其在公司中的职务证明。
●企业相关的资质证书：证明企业具备相关资质。
●授权委托书：如果企业委托特定人员处理海外事务，相关的授权书也需要公证。
●财务报表：企业的财务状况证明，尤其是当涉及到融资或合作时。
●税务文件：某些情况下，企业可能需要提供经公证的税务记录或完税证明。
二、对公司员工相关资料的公证
●无犯罪记录证明公证：这是大多数国家要求的，用于证明申请人在本国没有刑事犯罪记录。
●学历和学位证书公证：如果工作要求或申请签证需要，可能还需对员工的学历和学位证书进行公证，以证实其教育背景。
●职业资格证书公证：对于某些特定职业，可能需要提供相关的专业资格证书，并进行公证。
需要提请注意的是，不同的国家（地区）对公证书的制作、证明方式、所附译文的语种、是否认证往往有不同的要求。
三、其它公证服务
●保全证据公证：对线上线下相关事实、行为保全证据。
●远程视频公证：对文书签署行为通过线上视频途径确认及公证。
●通过公证电子存证平台对各类证据予以在线存证取证。
●公证书翻译、无犯罪记录证明及代办外事认证等一站式服务。
